本文總結(jié)了FMS財務(wù)管理系統(tǒng)中的禮品卡管理，以及如何根據(jù)不同類型卡的流程和管理，進行相應的賬務(wù)處理。
目前在各大電子商務(wù)網(wǎng)站或APP購買商品時，在支付時有很多網(wǎng)站都可以使用禮品卡，對于禮品卡的管理也是公司及財務(wù)部重點關(guān)注的，國家商務(wù)部對于禮品卡的銷售與使用都有嚴格規(guī)定。
那么對于禮品應該如何管理呢？
本篇就簡單介紹下有關(guān)禮品卡的內(nèi)容，希望對大家能夠有所幫助。
一、禮品卡
1. 禮品有哪些種類？
禮品卡按介質(zhì)可以分為實物禮品卡、電子禮品卡兩種類型；按照面值又可以分為５元、10元、100元、500元等；按照是否儲值分為儲值禮品卡與非儲值卡；目前在京東、家樂福等大的電商網(wǎng)站及超市都有實體禮品卡銷售。
2. 為什么會有禮品卡？
從字面就可以看出“禮品”二字，這既可以是互相禮贈的一種形式轉(zhuǎn)換，也可以是公司福利的一種方式，又可以是公司為促進銷售而開展的一種特殊促銷手段，禮品卡可以打折銷售，可以大宗購買；在日常生活中已經(jīng)成為非常常見的一種形式。
3. 禮品卡與財務(wù)的關(guān)系及重要性？
我個人理解，禮品卡=現(xiàn)金，它實際上銷售的就是現(xiàn)金，和錢有重要的關(guān)系，所以對于禮品卡(現(xiàn)金)的管理，財務(wù)部是非常重視的，需要嚴格的流程和制度來管理控制。
禮品卡不同于優(yōu)惠券或紅包、積分等，禮品卡是現(xiàn)金的載體，實際上就是現(xiàn)金，不論你使用或不使用它的價值都是存在的；而優(yōu)惠券、紅包、積分是商家為了促銷而采取的一種手段，你使用它就有價值，不用它就沒有價值，當然積分如果可以兌換成現(xiàn)金時，那么它也有其價值。
綜上所述，在財務(wù)系統(tǒng)中要監(jiān)控與現(xiàn)金流有關(guān)的內(nèi)容，尤其是禮品卡。
4. 禮品卡的風險有什么？
因為禮品卡可以當現(xiàn)金購買商品，所以盜刷的風險需要重點防范，這需要系統(tǒng)在設(shè)計時充分考慮這部分安全性。對于實體卡的出入庫、綁定、掛失等也要有相應的制度策略。
提前預知風險制定防范措施、實時監(jiān)控數(shù)據(jù)是減少風險的必經(jīng)之路。
筆者在這里主要以有面值的禮品卡來作說明（對于折扣卡、提貨卡等可以參考），卡的類型不同流程和管理都不相同，財務(wù)在賬務(wù)處理上也不相同。
二、禮品卡生命周期
要管理好禮品卡，就需要有完整的數(shù)據(jù)來記錄禮品卡的生命周期，主要的過程如下：
生成：即根據(jù)業(yè)務(wù)部或公司需求生成禮品卡（卡號、密碼）。制作：如果是實物卡，則需要聯(lián)系禮品卡制作方印刷制卡。入庫：當禮品卡制成后，需要先進行抽樣質(zhì)檢，主要檢查卡號與密碼是否正確（密碼是有涂層保護的，質(zhì)檢的卡需要作廢），合格后其余卡進行入庫，一般禮品卡的管理在倉庫都是作為高值品保管的。出庫：用戶購買、公司領(lǐng)用后，都需要進行下訂單或領(lǐng)用單；然后倉庫做出庫操作，出庫的禮品卡要按卡號或唯一碼管理出庫流程操作。使用：首先用戶要綁定禮品卡（禮品卡充值可以在此節(jié)點或在出庫節(jié)點），用戶購買商品進行支付。終結(jié)：最后禮品卡金額使用完后，禮品卡余額變?yōu)榱?，狀態(tài)為結(jié)束；如果禮品卡到期未使用，禮品卡狀態(tài)變?yōu)榈狡诮K止。
三、禮品卡狀態(tài)
對于禮品卡的管理，實際上也是其狀態(tài)的流轉(zhuǎn)，類似于訂單的流轉(zhuǎn)一樣，每個環(huán)節(jié)都有相應的邏輯處理，這里簡單列出幾個狀態(tài)，供參考。
四、禮品卡與商品關(guān)系
禮品卡最重要的信息是卡號，它是唯一的，里面的金額變動是用戶與公司最關(guān)注的；但是在入庫、銷售時禮品卡是作為商品進行收貨和銷售的，所以它實際是一種商品即SKU。
說明：
入庫：根據(jù)SKU創(chuàng)建采購訂單而不是禮品卡號。出庫：在網(wǎng)站或APP上銷售禮品卡時，選擇商品SKU加入購物車，當商品在倉庫出庫時才會根據(jù)禮品卡號（唯一碼）進行出庫。批次：同一批次禮品卡申請時，可能包括不同面值的禮品卡，所以批次號與SKU對應關(guān)系是n:n。
五、流程
下面再簡單說明一下“禮品卡生成與入庫流程” 和 “銷售與出庫流程”兩個流程：
1. 禮品卡生成與入庫流程
說明：
電子卡一般是按銷售訂單生成，所以不涉及入庫，這里主要是指實體卡。
一般的實體卡面上有卡號（配有條形碼或二維碼）、面值、使用說明、有效期（一般3年有效期），公司的Logo等。
禮品卡申請：根據(jù)業(yè)務(wù)及公司需求需要申請禮品卡，每個申請批次可以申請多種面值的禮品卡，由業(yè)務(wù)部門（市場部）提出申請。財務(wù)審核：財務(wù)要核實申請的禮品卡面值總金額（一旦賣出此部分禮品卡就是預收款項）；如果是實物卡要考慮制作成本費用。審核：系統(tǒng)啟動禮品卡生成服務(wù)開始生成禮品卡卡號、密碼（密碼要經(jīng)過加密保存），關(guān)于禮品卡卡號與密碼的管理，可以參照用戶管理模塊（只不過密碼是固定的不能重置），后續(xù)在禮品卡綁定時也會用到；卡號生成要有規(guī)則建議不要采用順序號。實物卡：需要進行制卡，此時需要導出卡號與密碼，此部分在流程上要有所控制，與制作方簽訂保密協(xié)議等手段。此部分有一定的卡號與密碼泄露風險（所以卡未出庫不會充值）；同時密碼是有涂層保護。創(chuàng)建采購單：當卡制作完成可以創(chuàng)建采購訂單，供應商可以是本公司或分公司，根據(jù)SKU創(chuàng)建入庫的禮品卡數(shù)量，生成采購單，傳到倉儲準備入庫。倉庫入庫：要按禮品卡管理流程操作，用禮品卡號（唯一碼）方式入庫保存；對于禮品卡屬于高價值商品，所以與普通商品的管理有區(qū)別，一般設(shè)置有專門的高值區(qū)嚴格按流程操作。
2. 禮品卡銷售及出庫流程
說明：
銷售訂單：訂單類型為實物禮品卡或電子禮品卡訂單，用戶下單購買。出庫：電子禮品卡直接發(fā)送給購買用戶（手機短信方式通知卡號密碼），實物禮品卡按禮品卡出庫流程進行，出庫后的禮品為已激活狀態(tài)（未綁定）用戶綁定禮品卡：用戶輸入卡號、密碼進行綁定，此時需要禮品卡卡號密碼管理接口進行驗證；此外為了保證安全性，還需要調(diào)用禮品卡出庫接口來驗證禮品卡是不是正常的銷售出庫，如果不是則不能綁定；雙重驗證能夠相對減少風險。
六、禮品卡財務(wù)報表
以上簡單描述了相關(guān)流程，這幾部分在財務(wù)上都需要進行禮品卡的跟蹤監(jiān)控，尤其是已經(jīng)銷售出庫的禮品卡及其使用情況。
1. 禮品卡庫存
是財務(wù)盤點及跟蹤的一個方面，此部分庫存與SKU的商品庫存管理不同，要細化到禮品卡號維度。要有禮品卡SKU庫存數(shù)量與禮品卡卡號的核對機制（未出庫的禮品卡數(shù)量＝SKU數(shù)量）。
2. 禮品卡跟蹤報表
每個禮品卡是哪個銷售訂單出庫的？哪個用戶綁定了？哪個普通訂單支付時使用了此禮品卡，使用了多少錢？禮品卡余額多少？禮品卡當前狀態(tài)是什么？禮品卡什么時候到期？這些都需要每個禮品卡都有一個自己的臺賬，清晰了解每張禮品卡的生命周期。
3. 禮品卡匯總報表
這里主要是匯總已經(jīng)銷售出庫的禮品卡的使用情況，為什么要這么做呢？
因為禮品卡銷售出庫了，就會有預收款（實際為負債），所以統(tǒng)計本期使用的禮品卡金額是多少；已到期未使用的禮品卡金額是多少；未到期未使用的禮品卡金額是多少；期初禮品卡金額是多少；計算期末禮品金額是多少，并核對差異。
此部是不是與商品的動態(tài)平衡表有些類似，確實如些，禮品卡要管理的足夠詳細，財務(wù)在賬務(wù)處理上才能更準確，更方便；報表一般按月生成（具體看財務(wù)要求）。
七、禮品卡賬務(wù)處理
這里列舉下財務(wù)在禮品卡銷售和使用時如何記賬以幫助理解。
例1：用戶購1000元禮品卡的會計處理：
例2：接上例，當用戶綁定禮品卡后使用了禮品卡支付(1000元支付)：
例３：用戶購1000元禮品卡，公司按92折銷售，用戶實際支付920元，這個會計如何處理：
有兩種方法：
第一種是按禮品卡面值確認收入，將折扣金額作為銷售費用處理。
當用戶使用時禮品卡支付1000元，如下：
第二種是按實際收款確認收入。
這里小結(jié)一下，銷售禮品卡的收入只能作為預收款入賬，只有在用戶真正使用后才會確認收入；如果禮品卡到期后未使用，會計上會結(jié)轉(zhuǎn)預收款余額作為其他收入入賬；對于領(lǐng)用禮品卡等的會計處理是要作為費用進行會計處理的，有興趣的可以百度下這部分內(nèi)容，這里只是把知道的一點記錄下來。
總結(jié)
最后說明一下，禮品卡的管理可以理解為一個小的進銷存管理，它的庫存與商品庫存管理類似，也有動態(tài)平衡報表，禮品卡期初金額+禮品卡金額變動（有正有負）＝禮品卡期末金額，財務(wù)最終確認收入也是等用戶使用了才可以作賬，否則銷售禮品卡金額為負債，此外禮品卡使用時不能開具發(fā)票（因為購買時已經(jīng)開具發(fā)票）。
再強調(diào)一下禮品卡等同于現(xiàn)金，非常得要，感謝您的閱讀！
[聲明：本人水平有限，書寫電商財務(wù)系統(tǒng)系列的目的是個人的總結(jié)，同時希望看到此文章的人能夠給出建議，在此感謝！]
本文由 @倔強的大蘿卜 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。
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